Niveles de madurez de SharePoint

Escrito por Edin Kapic - 26/11/2012

​Muchas veces en los proyectos de SharePoint, hablando con los clientes, surge el tema de la visión estratégica de SharePoint en la empresa. Se suele argumentar que no existe una aproximación integradora que recoja las diferentes facetas de SharePoint en el contexto del negocio y que aporte una visión de “dónde estamos” y “adónde vamos”. La realidad es que estos modelos existen pero son muy poco conocidos fuera de ámbitos muy especializados. El propósito de este artículo es arrojar un poco de luz sobre estos modelos y acercarlos a la comunidad de SharePoint de habla hispana.

Modelos de madurez

Bajo el paraguas común del nombre de “modelos de madurez” (maturity levels) existen varias abstracciones que buscan sintetizar la capacidad o el grado de habilidad de una organización en un aspecto concreto. El modelo de madurez más conocido en el mundo técnico es el CMMI (Capability Maturity Model Integration) desarrollado originalmente por el Instituto de Ingeniería de Software de la universidad americana de Carnegie-Mellon1. CMMI mide la capacidad que tiene una organización para crear software de manera controlada y monitorizada. Otro modelo de madurez muy extendido en el mundo de la empresa es el PCMM (People Capability Maturity Model)2 que mide la capacidad de los trabajadores en una organización.

El modelo de madurez define, en general, cinco niveles de aptitud o capacidad. El nivel más bajo es el inicial y a partir de aquí cada nivel aporta un cambio cualitativo en la aptitud o capacidad que se mide. Por ejemplo, en CMMI se definen los siguientes cinco niveles:

Centrado en la mejora continua de procesos

Optimizado

Proceso medido y controlado

Gestionado cuantitativamente

Proceso caracterizado para la organización y proactivo

Definido

Proceso caracterizado para los proyectos y a menudo reactivo

Gestionado

Proceso imprevisible, poco controlado y reactivo

Inicial

 

El modelo de madurez juega un doble papel. Por un lado, ayuda a definir el estado actual de la madurez de la organización, facilitando una definición clara y que se pueda compartir con todos los implicados. Por el otro lado, permite trazar un camino de evolución desde el nivel actual hasta el nivel deseado, porque cada nivel tiene asociada una serie de prácticas que la organización tiene que adoptar.

Para SharePoint existen dos modelos de madurez en la actualidad: el modelo BPIO de Microsoft y el SPMM de Sadalit Van Buren.

Business Productivity Infrastructure Optimization (BPIO)

Microsoft introdujo a principios de 2007 el concepto de optimización de infraestructura (Infrastructure Optimization, IO) para ayudar a las organizaciones a evaluar su grado de madurez tecnológica. En la actualidad Microsoft está evolucionando este modelo para ponerlo al día pero la mayor parte de las bases sigue siendo válida.

El modelo IO de Microsoft tiene tres componentes principales:

·Infraestructura clave (Core Infrastructure Optimization, CIO)

·Productividad de negocio (Business Productivity Infrastructure Optimization, BPIO)

·Plataforma de aplicaciones (Application Platform Optimization, APO)

Cada componente tiene cuatro niveles de madurez:

 

·Básico

·Estandarizado

·Racionalizado (o Avanzado)

·Dinámico

Los componentes de Microsoft IO 

De los tres componentes de IO, el que toca directamente a SharePoint es el BPIO, de optimización de los procesos de negocio3. Dentro de BPIO se definen cinco capacidades de productividad de negocio, en los que SharePoint se puede aplicar a todos ellos:

·Comunicaciones unificadas (UC)

·Colaboración

·Gestión de contenido empresarial (ECM)

·Búsqueda empresarial (ES)

·Inteligencia de negocio (BI)

La organización se evalúa por parte de un partner capacitado (o se autoevalúa a sí misma), siguiendo un cuestionario extenso que Microsoft tiene preparado. Una vez determinado el nivel, se identifican los desafíos y los problemas asociados a ese nivel y se recomiendan los proyectos de implementación de tecnologías o productos que pueden facilitar la transición a un nivel superior. Microsoft provee a sus partners de mucha documentación para abordar este proceso, aunque la mayor parte de la información está disponible de manera pública.

El proceso de mejora según Microsoft IO 

Por ejemplo, para pasar de modelo estandarizado a racionalizado en el área de gestión de contenido web, Microsoft propone implementar múltiples entornos (authoring, staging, producción), tener workflows de aprobación de contenido y preparar paquetes de plantillas y recursos para facilitar el traspaso entre los entornos. Estas tres cosas se pueden traducir en proyectos concretos de implementación.

Ejemplo concreto de mejora aplicado a gestión de contenido web con SharePoint 

Para hacer el trabajo de evaluación y recomendaciones más fácil, Microsoft pone a disposición una herramienta de diagnóstico alojada en Azure4.

En resumen, BPIO es un modelo con mucha profundidad y enfocado principalmente a los partners para que agreguen valor a sus propuestas para los clientes. Como tal, es una herramienta bastante elaborada y valiosa.

SharePoint Maturity Model (SPMM)

SPMM (SharePoint Maturity Model) es un modelo desarrollado en finales de 2010 por Sadalit Van Buren, una consultora de SharePoint en Estados Unidos5. Sadalit define tres grandes competencias de SharePoint y profundiza en cada una de ellas con funcionalidades.

Competencia

Core

Esta es la competencia básica de SharePoint y cubre las funcionalidades más frecuentes

Publicación

Se publica la información para su consumo (lectura) por parte de toda la empresa

Colaboración

Varias personas trabajando juntas en un proyecto o aspecto

Procesos de negocio

Automatización de los procesos en la empresa

Búsqueda

Encontrar la información que se necesita en un momento dado

Competencia

Advanced

Esta competencia cubre el resto de las funcionalidades menos frecuentes en las implementaciones de SharePoint

Personas y comunidades

Perfiles, Mi Sitio y comunidades transversales a la organización

Composites y aplicaciones

Soluciones ad-hoc como las de Excel y Access

Integración

Conexión de SharePoint con otros sistemas de información en la empresa

Analíticas

Ver los datos de negocio en los diferentes sistemas, engloba Business Intelligence (BI)

Competencia

Readiness

Esta competencia agrega los aspectos que no se traducen en funcionalidades de SharePoint

Infraestructura

Hardware, software y los procesos alrededor de ellos

Personal y formación

 

Las personas que dan soporte a SharePoint y su nivel de formación

Personalizaciones

Los niveles y calidad de desarrollo a medida sobre SharePoint

 

Cada una de estas funcionalidades y competencias tiene definidos cinco niveles, de 100 a 500 (donde 100 es el nivel básico y 500 el más avanzado):

100

Inicial

Nivel en el que las organizaciones empiezan a usar SharePoint

200

Gestionado

Aquí cada área de negocio define sus requerimientos de manera segregada.

300

Definido

Hay una estandarización pero no a nivel de toda la empresa.

400

Predecible

Estandarización alineada con la empresa, con definición de gobernanza.

500

Optimizado

Se monitoriza y se optimiza según mejora continua y las métricas de negocio.

 

Hay una tabla de resumen de los niveles por competencia que facilita la evaluación.

Definición de niveles para la competencia Core en SPMM 

De una manera parecida a BPIO, este modelo define el estado actual de la organización en cuanto a SharePoint y permite trazar ideas para mejorar de puntuación, que se traducen a proyectos de implementación de mejoras. La “madurez” de SharePoint avanza de los niveles más bajos hacia los más altos así como de las competencias más básicas hacía las más complejas.

A diferencia de BPIO, este modelo no incluye todas las funcionalidades de SharePoint (como por ejemplo sitios web públicos o temas de retención de registros) ni es tan orientado a negocio (por ejemplo no se tratan las comunicaciones unificadas). Sin embargo, es más práctico, sencillo y fácil de seguir que el BPIO.

Sadalit Van Buren pone a disposición de los interesados una herramienta de autoevaluación6 y una plantilla Excel para generar la matriz de evaluación con gráficos7. También publica de manera periódica8 los datos recogidos según su modelo (a día de hoy hay unas 300 evaluaciones) para poder hacerse una idea del estado de madurez de SharePoint en diferentes aspectos y tipos de empresas.

 

Conclusión

Los modelos de madurez permiten añadir una visión más estratégica a las implementaciones de SharePoint en la empresa. Sitúan a la organización en un punto de madurez concreto y permiten visualizar el camino hacia la mejora deseada en los diferentes ejes de funcionalidad o capacidad. Además, son una herramienta extremadamente valiosa para los profesionales y consultores de SharePoint.

BPIO de Microsoft es un modelo más extenso, completo y “corporativo” pero SPMM es más comprensible, centrado en SharePoint y sencillo. La elección entre los dos dependerá del grado de alineación de IT en los procesos de la empresa, donde SPMM es un buen punto de partida y BPIO provee más valor una vez que la visión estratégica está en marcha.

 

Edin Kapić

Key Consultant, Pasiona Consulting S.L.

@ekapic

 


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1 Página oficial de CMMI http://www.sei.cmu.edu/cmmi/

5 Página oficial de SPMM http://www.sharepointmaturity.com

6 Herramienta de autoevaluación de SPMM (en Silverlight) http://www.sharepointmaturity.com/SitePages/Assessment.aspx#/Welcome

7 Excel de matriz de autoevaluación de SPMM http://bit.ly/SMMExcelTemplate

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