Páginas de Publicación en SharePoint Server 2013

Escrito por Miguel Ángel García Rodríguez - 22/05/2013

​Este artículo pretende analizar funcionalmente la relación existente entre el historial de versiones de las Páginas de Publicación, el estado de la aprobación de contenido y los diferentes métodos y características que propone SharePoint para la publicación de páginas.

Aunque las imágenes ilustrativas corresponden a la versión 2013 no existen diferencias significativas con la versiones 2007 y 2010.

La característica

Cuando creamos un sitio de publicación en SharePoint se activa la característica Publicación de SharePoint Server automáticamente y se crea una biblioteca de Páginas. Una de las características más importantes de dicha biblioteca es la configuración de versiones, donde podremos:

  • Requerir aprobación de contenido: Los documentos o páginas permanecerán en estado borrador hasta ser aprobados.
  • Crear versiones siempre que se modifique un documento o página.
  • Especificar qué usuarios verán los borradores o versiones secundarias.
  • Obligar a desproteger los documentos antes de ser modificados.

Cuando se activa la Aprobación de contenido, se agrega una columna llamada "Estado de aprobación" que indica el estado en el que se encuentra la página.  Esta columna puede tener uno de los siguientes valores:

  • Borrador.
  • En espera.
  • Rechazado.
  • Aprobado.
  • Programado.

Cuando se activa el historial de versiones se agrega una columna adicional llamada "Versión".

Columna Versión tras activar el historial de versiones. 

Publicar páginas

La modificación del contenido de la página debe diferenciarse de la modificación de las propiedades aunque en ambos casos afectan al estado de aprobación. Existen diferentes métodos para modificar primero y publicar después las páginas:

  • Menú ECB: Dependiendo del estado de la página, las acciones disponibles son diferentes.
  • Pestaña "Archivos" de la Cinta: Una vez seleccionada(s) la(s) página(s) aparecen las acciones disponibles.
  • Si desplegamos la página existen tres pestañas en la Cinta:
    • Navegar.
    • Página.
    • Publicar.

Opciones de la Cinta para la edición y publicación de páginas. 

Estas tablas resumen los "Estados de aprobación" por los que pasa una página utilizando los diferentes métodos arriba señalados.

 Estado de Aprobación: Borrador - Versión: X.Y
DesdeMétodoEstado FinalVersiones
Pestaña NavegarPublicar esta página / este borradorAprobadoVersión principal X+1.0

Pestaña Página

 

Editar – Guardar

Editar – Guardar y continuar la edición

Editar – Detener la edición – Guardar los cambios

Editar Propiedades – Editar propiedades de SEO

BorradorVersión borrador X.Y+1
Editar – Detener la edición – Sin guardar los cambiosBorradorSin cambios
Pestaña PublicarPublicar - PublicarAprobadoVersión principal X+1.0
Publicar - EnviarEn esperaSin cambios

Menú ECB

Pestaña Archivos

Publicar una versión superior

Publicar

En esperaSin cambios
Menú ECB
Pestaña Página
Pestaña Archivos
Editar Propiedades - Aceptar BorradorVersión borrador X.Y+1
Ver propiedades - Aprobar Rechazar - BorradorBorradorSin cambios
Ver propiedades - Aprobar Rechazar - PendienteEn esperaSin cambios

 

Estado de Aprobación: En Espera – Versión: X.Y
DesdeMétodoEstado FinalVersiones
Pestaña NavegarAprobar la página / los cambiosAprobadoVersión principal X+1.0
Pestaña Página

Editar – Guardar

Editar – Guardar y continuar la edición

Editar – Detener la edición – Guardar los cambios

Editar Propiedades – Editar propiedades de SEO

BorradorSin cambios
 Editar – Detener la edición – Sin guardar los cambiosEn EsperaSin cambios
Pestaña PublicarCancelar AprobaciónBorradorSin cambios
AprobarAprobadoVersión principal X+1.0
RechazarRechazadoSin cambios

Menú ECB

Pestaña Archivos

Cancelar AprobaciónBorradorSin cambios
Aprobar Rechazar – AprobadoAprobadoVersión principal X+1.0
Aprobar Rechazar – RechazadoRechazadoSin cambios
Aprobar Rechazar – PendienteEn esperaSin cambios
Menú ECB
Pestaña Página
Pestaña Archivos

Editar PropiedadesBorradorVersión borrador X.Y+1
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - AprobadoAprobadoVersión principal X+1.0
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - RechazadoRechazadoSin cambios
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - PendienteEn esperaSin cambios

 

Estado de Aprobación: Rechazado – Versión : X.Y
DesdeMétodoEstado FinalVersiones
Pestaña Página

Editar – Guardar

Editar – Guardar y continuar la edición

Editar – Detener la edición – Guardar los cambios

Editar Propiedades – Editar propiedades de SEO

BorradorVersión borrador X.Y+1
Editar – Detener la edición – Sin guardar los cambiosRechazadoSin cambios
Pestaña PublicarPublicar - PublicarAprobadoVersión principal X+1.0
 Publicar - EnviarEn esperaSin cambios

Menú ECB

Pestaña Archivos

Publicar una versión superior

Publicar

En esperaSin cambios

Menú ECB

Pestaña Página
Pestaña Archivos

Editar PropiedadesBorradorVersión borrador X.Y+1
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - AprobadoAprobadoVersión principal X+1.0
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - RechazadoRechazadoSin cambios
Ver propiedades - Aprobar o Rechazar - PendienteEn esperaSin cambios

 

 

Estado de Aprobación: Aprobado – Versión: X.0
DesdeMétodoEstado FinalVersiones
Pestaña Página

Editar – Guardar

Editar – Guardar y continuar la edición

Editar – Detener la edición – Guardar los cambios

Editar Propiedades – Editar propiedades de SEO

BorradorVersión borrador X.1
Editar – Detener la edición – Sin guardar los cambiosAprobadoSin cambios
Pestaña PublicarCancelar PublicaciónBorradorVersión previa X-1.Y+1

Menú ECB

Pestaña Archivos

No publicar esta versión

Cancelar Publicación

BorradorVersión previa X-1.Y+1

Menú ECB

Pestaña Página

Pestaña Archivos

Editar PropiedadesBorradorVersión borrador X.1
Ver propiedades - Aprobar Rechazar - AprobadoAprobadoSin cambios
Ver propiedades - Aprobar Rechazar - PendienteEn esperaVersión previa X-1.Y+1
Ver propiedades - Aprobar Rechazar - RechazadoRechazadoVersión previa X-1.Y+1

 

Historial de versiones

La característica del control de versiones, permite Ver, Eliminar y Restaurar cualquiera de las versiones principales y secundarias  de las páginas guardadas en el historial de versiones. Restaurar una versión anterior principal o secundaria de una página, cambia el "Estado de aprobación" a "Borrador" e incrementa la versión borrador X.Y+1.

En el caso de las versiones principales publicadas existe la opción adicional "No publicar esta versión". Cuando se utiliza la opción, el "Estado de Aprobación" cambia a "Borrador". Si no existe una versión secundaria superior a la versión principal,  se incrementa la versión previa X-1.Y+1, por el contrario, si existe una versión secundaria superior a la versión principal pasará a ser la nueva versión.

Historial de versiones para una página. 

Desprotección de documentos

Cuando se configuran las versiones de una biblioteca se puede especificar que para modificar las páginas, necesariamente deben estar desprotegidas. Independientemente de esta configuración, un usuario que tenga los permisos necesarios puede desproteger o proteger una página. Cuando una página se desprotege inmediatamente su "Estado de aprobación" cambia a "Borrador" y se incrementa la versión borrador X.Y+1.  Cuando una página está desprotegida las modificaciones no generan nuevas versiones borrador. Es posible, no obstante, generar versiones borrador conservando la página desprotegida.

Opciones para desproteger una página. 

Cuando una página está desprotegida se aplica esta tabla:

AcciónEstado finalProtecciónVersiones

Antes de desproteger: Borrador, En Espera o Rechazado Versión X.Y

Después de desproteger: Borrador – Desprotegido Versión X.Y+1

Descartar DesprotecciónAntes de desproteger ProtegidoVersión previa X.Y
Proteger - Versión secundaria (borrador) – NO conserva desprotecciónBorradorProtegidoMantiene la versión X.Y+1
Proteger - Versión secundaria (borrador) – SI conserva desprotecciónBorradorDesprotegidoVersión siguiente X.Y+2
Proteger - Versión principal (publicar)En esperaProtegidoMantiene la versión X.Y+1
Proteger - Sobrescribir la versión secundaria actual – NO conserva desprotecciónBorradorProtegidoSobrescribe la versión X.Y
Proteger - Sobrescribir la versión secundaria actual – SI conserva desprotecciónBorradorDesprotegidoSobrescribe la versión X.Y y se mantiene la versión X.Y+1

Antes de desproteger: Aprobado – Versión X.0

Después de desproteger: Borrador – Desprotegido Versión X.1

Descartar DesprotecciónAprobadoProtegidoVersión previa X.0
Proteger - Versión secundaria (borrador) – NO conserva desprotecciónBorradorProtegidoMantiene la versión X.1
Proteger - Versión secundaria (borrador) – SI conserva desprotecciónBorradorDesprotegidoVersión siguiente X.2
Proteger - Versión principal (publicar)En EsperaProtegidoMantiene la versión X.1

 

Programar la publicación de páginas

La programación de publicación de páginas está disponible en SharePoint en las Bibliotecas de documentos aunque no en las listas. Simplemente se trata de activar una de las características de la Biblioteca de documentos: "Administrar la programación de documentos". Esta configuración requiere que la configuración de versiones principales y secundarias (borradores) esté activada y la aprobación de contenido.

Una vez activada esta característica en la biblioteca se agregan dos columnas que nos ayudan a verificar el estado de los documentos: Fecha de inicio programada, Fecha de finalización programada.

SharePoint no se basa en la Fecha de inicio programada (o Fecha de publicación) ni en la Fecha de finalización programada (o Fecha de caducidad) para verificar si un documento o página se debe mostrar o no a los usuarios autorizados. De hecho, se basa en la columna "Estado de aprobación". Al habilitar la programación de elemento en una biblioteca de documentos, SharePoint hace uso de eventos y temporizadores para cambiar el Estado de aprobación en forma automática en base a la fecha de inicio programada y a la fecha de finalización programada.

Vista de páginas de publicación de acuerdo a la columna Estado de aprobación. 

Esto es lo que sucede con las columnas "Estado de aprobación" y "Versión" si se utilizan las fechas de inicio y finalización:

  1. Si un usuario aprueba una página (con cualquiera de las diferentes opciones disponibles que hemos visto) en una fecha anterior a la que figura en "Fecha de inicio programada" el "Estado de aprobación" cambia a "Programado" y la versión no se modifica.
  2. En la fecha y hora de la programación de inicio: si el estado de aprobación es "Programado", cambia a "Aprobado", el número de versión principal se incrementa X+1.0. No se producen cambios si el estado de aprobación fuese "Borrador", "En espera" o "Rechazado".
  3. En la fecha y hora de programación de finalización: si el estado de aprobación es "Aprobado", cambia a "Borrador" y el número de versión vuelve a la anterior X-1.Y.

Flujos de trabajo de aprobación

Adicionalmente podemos configurar un flujo de trabajo de aprobación sobre la biblioteca de páginas que modificará la columna "Estado de aprobación". Este flujo distribuye una página para su aprobación. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar a la página, reasignar la tarea de aprobación a otros usuarios o solicitar cambios en la página.

Al crear el flujo de trabajo, en la sección "Opciones de inicio" es necesario marcar la opción "Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento." Esta configuración disparará el flujo de trabajo cuando un usuario intente publicar una versión superior con cualquiera de los métodos arriba indicados.

En la página que configura propiamente el flujo de trabajo es importante marcar las opciones que actualizarán la página según las acciones realizadas en el flujo:

  • Finalizar con el primer rechazo.
  • Finalizar cuando cambia el documento.
  • Habilitar aprobación de contenido.

La columna "Estado de aprobación" permanecerá  "En espera" hasta que el flujo de trabajo de aprobación finalice. La acción de aprobar por parte de los aprobadores, cambiará el "Estado de aprobación" de la página a "Aprobado", incrementando la versión principal X+1.0. Si se rechaza o cambia el documento, el "Estado de aprobación" de la página cambiará a "Rechazado" manteniéndose la misma versión.

Opciones de configuración del flujo de aprobación de una página. 

 

Miguel Ángel García Rodríguez
Analista SharePoint
miganggarrod@hotmail.com

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