Introducción a los Grupos de Office 365 – Trabaja como una red - Parte III

Escrito por Juan Carlos Gonzalez Martin - 05/05/2015

​La funcionalidad de Grupos de Office 365 facilita el trabajo colaborativo entre personas de una organización dotándoles de funcionalidad de valor añadido como muro conversacional, experiencia de usuario completamente integrada en Outlook Web App (OWA) en Office 365 y capacidades adicionales como calendario de grupo, sitio de SharePoint Online dónde ir dejando los documentos del grupo, etc. Adicionalmente, los Grupos de Office 365 cuentan con opciones adicionales de configuración como se verá en el presente artículo.

Nota: Los Grupos de Office 365 no están desplegados de forma global de Office 365, sino que actualmente sólo pueden ser habilitados y utilizados en tenants de Office 365 en los que se haya habilitado la configuración "First Release".

Mejoras en el Sitio Documental de Grupos

En el momento en el que se crea un Grupo de Office 365 a través de OWA, se provisiona de forma silenciosa una Colección de Sitios asociada al mismo y que, por el momento, está oculta para Administradores de SharePoint Online ya que no se muestra en la Administración de SharePoint Online en Office 365. Esta Colección de Sitios cuenta con una única Biblioteca de Documentos que dispone de un subconjunto limitado de funcionalidad si la comparamos con Bibliotecas de Documentos en Sitios convencionales de SharePoint Online. Con respecto a la versión inicial de Grupos liberada por Microsoft, esta Biblioteca ha ido incorporando una serie de capacidades adicionales (que no serán las últimas) como las siguientes:

  • Si accedemos al Sitio asociado al Grupo, veremos cómo la Biblioteca por defecto incorpora una opción "Manage" que nos da acceso a ciertas funciones no disponibles hasta ahora.

Imagen 1.- Acceso a las opciones de administración de un documento almacenado en el sitio de Grupo.

  • La opción "Manage" nos da acceso a las operaciones típicas de "Check Out", "Versionado", "Descargar una copia" o "Borrar". Por ejemplo, la opción de versionado nos da acceso a las versiones del documento y a comprobar como por defecto el versionado está habilitado (versiones mayores) en la Biblioteca.

Imagen 2.- Opciones de administración disponibles para un documento almacenado en el Sitio del Grupo. 

Junto con estas capacidades adicionales de gestión en la Biblioteca de Documentos del Sitio asociado a un Grupo, otra de las novedades incorporadas es la de disponer de un Bloc de Notas en el mismo. Se trata de un archivo de OneNote asociado al Grupo y pensado para que los integrantes del Sitio puedan colaborar, añadir sus ideas, etc. Para acceder a esta nueva funcionalidad:

  • Entre las opciones disponibles en el menú del Grupo, veremos que aparece una nueva opción denominada "Notebook" ("Bloc de notas").

Imagen 3.- Acceso a la funcionalidad de Notebook en un Grupo de Office 365. 

  • Si hacemos clic en la misma, se abre un archivo de OneNote en el que los integrantes del Grupo pueden colaborar.

Imagen 4.-  Bloc de Notas por defecto en un Grupo. 

  • Adicionalmente, el Bloc de notas del Grupo será accesible desde el Sitio del Grupo y haciendo uso de las opciones de administración disponibles:

Imagen 5.-  Acceso al Bloc de Notas del Grupo desde el Sitio asociado. 

Nuevas características "Sociales" en Grupos

La falta de características sociales como "Me Gusta", uso de "hashtags" o poder seguir conversaciones es al algo que desde el principio se ha echado en falta en los Grupos de Office 365 para poder modelar escenarios avanzados de colaboración más allá del proporcionado por la generación de discusiones y debates en el seno de un Grupo o desde el correo electrónico. En este sentido, parece que Microsoft irá incorporando poco a poco capacidades más sociales como demuestra la funcionalidad de "Me Gusta" que está disponible de nuevo para tenants de Office 365 en los que se haya habilitado la configuración "First Release":

  • El detalle de esta funcionalidad lo podéis localizar en el roadmap de Office 365: http://roadmap.office.com/en-us. En concreto, la funcionalidad de "Me Gusta" facilita "categorizar" conversaciones que tienen lugar en un Grupo de Office 365 y además se muestran las correspondientes notificaciones en el panel de notificaciones de Office 365.

Imagen 6.-  Detalle de la funcionalidad de “Me Gusta” en el roadmap de Office 365. 

  • Como se comentaba al inicio, de momento esta funcionalidad está disponible únicamente para tenants "First Release" y  no en todos los tenants en los que se haya habilitado "First Release".

Imagen 7.-  Funcionalidad de “Me Gusta” en un tenant de Office 365. 

Conclusiones

En este artículo se han detallado las últimas novedades incorporadas por Microsoft a los Grupos de Office 365 que ponen de manifiesto los nuevos conceptos de comunicación y colaboración desde el punto de vista del gigante de Redmond. Frente a la apuesta tradicional en centralizar ambas características en torno a las posibilidades de la plataforma SharePoint, Microsoft ha apostado por definir una capa de colaboración sobre Exchange Online y SharePoint Online en la que se facilita que los usuarios colaboren desde su correo electrónico y dotándoles además de funcionalidades compartidas como el Sitio de Grupo, el Bloc de notas del Grupo o el Calendario de Grupo.

 

Juan Carlos González Martín

MVP SharePoint de Office 365| Cloud & Productivity Advisor en MVP CLUSTER

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