Migración Vs Actualización. ¿Qué hago con mi SharePoint?

Escrito por Gonzalo Marcos Ansoain - 23/05/2015

​Para dar respuesta a la pregunta "¿Migrar o actualizar?, comencemos con las definiciones:

Hacer un upgrade o actualizar consiste precisamente en eso, en actualizar una versión de SharePoint (por ejemplo SharePoint 2007 ó 2010) a una versión superior como puede ser SharePoint 2013. Una actualización esencialmente es la adición y/o sustitución de los binarios o ficheros del software en cuestión por los nuevos ficheros que el fabricante ha desarrollado como parte de la mejora del propio sistema y como corrección de errores o vulnerabilidades detectadas en versiones anteriores.

Cuando hablamos de Plataformas SharePoint, los cambios de una actualización están íntimamente relacionados a cambios en el Schema de base de datos.

Y, por otro lado, una migración consiste en mover el contenido de nuestra Plataforma SharePoint de una versión antigua a una posterior.

Atendiendo a ambas definiciones, parece claro que siempre una actualización va a ser más rápida que una migración. Sin embargo, existen varias razones por las que una migración será siempre preferible. Aquí van cuatro:

1.      Empezar de cero

Cuando algo no funciona, a veces lo mejor es hacer borrón y cuenta nueva. Para muchas organizaciones el despliegue inicial de SharePoint no ha sido el correcto. Bien sea por el desconocimiento general de la tecnología en versiones anteriores, bien sea porque la propia plataforma se está utilizando de un modo totalmente distinto a como fue originalmente pensada, lo cierto es que hay muchos casos en los que SharePoint ha crecido de un modo totalmente incontrolado (lo sé, todos estamos pensando en gobernanza ahora, pero hace no tanto ni conocíamos la palabra). En otras ocasiones, nuestro SharePoint, el SharePoint que queremos actualizar, es una plataforma inconsistente en la que, generalmente por desconocimiento, el administrador IT ha venido configurando y administrando de manera no recomendada. Estos casos son fáciles de identificar, basta con sugerir al administrador SharePoint que haga el upgrade. Si le cambia el color significa que esa granja es inestable.

Por ello, en estas circunstancias la migración es una gran oportunidad para dar estabilidad a esa plataforma y para poner en práctica un adecuado plan de Gobernanza. Aprender de los errores del pasado nos ayudará en la nueva plataforma a estructurarla para mejorar la adopción y productividad del usuario final. Una actualización, por el contrario, solo cambiará la interfaz de nuestro SharePoint. En el mejor de los casos nuestro SharePoint seguirá teniendo los mismos problemas de estructura, adopción y gobernanza y en aquellos despliegues particularmente inestables o problemáticos seguramente agravaremos el problema.

2.      Conservar el contenido útil, deshacernos del resto

Una migración a veces es como cambiarse de casa. Podemos meter todo rápidamente en cajas y llevárnoslo o podemos aprovechar la ocasión para poner orden. Con SharePoint ocurre lo mismo. Después de varios años y de un uso intensivo nos podemos encontrar con una cantidad ingente de contenido en nuestro SharePoint. Este puede ser el momento perfecto para reflexionar si realmente todo el contenido es válido, si hay contenido irrelevante, si existe contenido duplicado o, directamente, si hay contenido que necesitamos archivar. Deshacernos de contenido irrelevante nos ahorrará espacio y mejorará el rendimiento. Y para el resto de información útil un buen proyecto de migración nos ayudará a clasificarla y en base a ello podremos establecer reglas para filtrar contenido irrelevante y reglas para el archivado. Esta operación de clasificación, además, nos permitirá detectar irregularidades en nuestro contenido como incumplimiento de algún tipo de legislación (LOPD por ejemplo) y también nos ayudará a entender mejor el manejo de información en nuestra organización. Esto será clave para la construcción del entorno SharePoint final.

3.      Evitar incompatibilidades entre versiones

Otra de las razones fundamentales para decantarse por la migración es salvar el escollo de las incompatibilidades ocasionadas por la discontinuidad de una funcionalidad en la nueva versión o por su modificación. El ejemplo claro son las plantillas. ¿Alguno recuerda las "Faboulous 40 templates" que teníamos disponibles en MOSS 2007? Si alguno ha intentado actualizarlas a SharePoint 2010 ó 2013 sabrá de lo que hablo, una auténtica pesadilla hacer el upgrade. Y es que, en el caso de plantillas, la referencia existente a ellas en la base de datos de contenido se rompe, quedando nuestros sitios personalizados imposibles de visualizar correctamente. Una migración en este caso nos permitirá solventar este problema sustituyendo estas plantillas por otras nuevas o recreadas.

4.      Actualizar usuarios y seguridad

Por último, otra mejora que podemos poner en práctica solo con una migración sobre nuestro SharePoint es revisar nuestro mapa de seguridad de usuarios. Nuestra organización está en continuo cambio, y parte de ese cambio son las personas. Personas que estaban en la organización y que colaboraban en SharePoint habrán creado o editado documentos y elementos en la plataforma. Los campos Creado Por, Modificado Por por ejemplo, seguirán referenciando esos antiguos usuarios, aunque dichas cuentas hayan sido deshabilitadas o eliminadas de nuestro Directorio Activo.

Y, por otro lado, migrar nuestro SharePoint puede ser el momento ideal para recertificar permisos. Si hoy concedemos permisos a un usuario lo hacemos en base a su rol en la organización, sus necesidades y la estructura existente. ¿Qué ocurre años después? ¿Estamos seguros de que las condiciones no han cambiado y el usuario sigue teniendo que acceder a los mismos sitos? La migración es el momento ideal para comprobarlo.

Conclusión

Por todo ello, una migración puede ser tan compleja o más que una actualización, pero las ventajas, como veis, innumerables. Para terminar, si todavía no estamos convencidos sobre qué nos conviene más, desde aquí os animo a utilizar la SharePoint Discovery Tool de AvePoint. Dicha herramienta, gratuita, escaneará a fondo nuestro SharePoint, creando un completo informe con todo el inventario de elementos, customizaciones y arquitectura de información. Con todo esto, saca tu informe y reflexiona: ¿seguro que es mejor actualizar?

 

Gonzalo Marcos Ansoain

Technical Solutions Professional en AvePoint

gonzalo.ansoain@avepoint.com

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