5 Razones por las que es importante clasificar la información

Escrito por Gonzalo Marcos Ansoain - 27/08/2015

Una de las características más importantes y que mejor lleva a cabo SharePoint en una plataforma de colaboración es la clasificación de la información. Metadatos administrados, tipos de contenido, columnas, taxonomías, perfil de usuario… Son muchas las funcionalidades en SharePoint que nos proporcionan mecanismos de clasificación de nuestra información. En muchas ocasiones, pese a contar con todo este arsenal de posibilidades, hay organizaciones que apenas realizan una mínima clasificación. En otras ocasiones, sí que existe una clasificación y una utilización de estas funcionalidades pero no es la correcta. A menudo se decide utilizar tipos de contenido, columnas o metadatos administrados solo por el hecho de justificar su uso, pero sin ningún fin en particular. Obviamente, no existe una manera objetiva de determinar si una clasificación es buena o mala, una taxonomía puede ser muy útil para una organización pero totalmente ineficiente para otra.

Por eso, es muy importante reflexionar acerca de qué tipo de información vamos a manejar, cómo está estructurada nuestra organización y la relación que existe entre esta estructura organizativa y la tipología de documentos y/o procesos con los que trabajamos día a día. Aquella clasificación que sea reflejo de estos tres conceptos probablemente será la más adecuada, la más natural. Pero quizás no la más efectiva. Debemos, además, enfocar esta clasificación de manera que potencie la productividad en una o varias áreas de trabajo de nuestra plataforma SharePoint: colaboración, publicación, procesos de negocio, seguridad… Debemos pensar cómo definir esta clasificación para mejorar estas áreas en el caso concreto de nuestra organización. El problema es que, en general, en la fase de definición no se es consciente de cómo esta clasificación nos va ayudar en un futuro. Por eso, aquí os dejo varios ejemplos de escenarios donde la clasificación de la información resulta clave.

Experiencia de usuario

El éxito de una plataforma SharePoint está obviamente determinado por la adopción del usuario final. Por ello, resulta más que necesario aprovechar las funcionalidades que hacen de SharePoint una verdadera plataforma de colaboración. Los servicios de búsqueda, perfil de usuario o metadatos administrados pueden (y deben) marcar la diferencia entre nuestra Plataforma SharePoint y otros sistemas de gestión documental. La verdadera potencia de estos servicios se alcanza cuando se apoyan sobre una clasificación solida de nuestra información. Aquí tenemos un par de ejemplos:

  • La búsqueda devolverá resultados más relevantes si somos capaces de filtrar resultados en función del departamento, del tipo de proyecto… y también ofrecerá opciones de refinamiento al usuario si existe algún criterio de clasificación.
  • Nuestro perfil de usuario se construye a partir de propiedades de usuario. El usuario, por tanto, es parte de la información de nuestra plataforma. Definir propiedades de usuario significa clasificar dicha información y, en definitiva, nos proporciona un criterio para seleccionar qué información mostrar en nuestra plataforma en función del usuario que accede a ella.

Ciclo de vida del contenido

Otra característica que ayuda a la adopción del usuario final consiste en mantener continuamente la información más relevante a primera vista. Esto conlleva un proceso de gestión de vida del contenido en el que se requiere definir reglas que establezcan cuándo un tipo de información debe mostrarse en páginas principales, cuándo debe ser movida de ubicación, cuándo debe ser considerada obsoleta y, por último, cuándo debe ser archivada o eliminada. Sólo podremos definir y automatizar estas reglas cuando exista un criterio, cuando exista una propiedad, valor, metadato o como lo queramos denominar, que nos indique en qué parte de dicho ciclo se encuentra un documento o elemento. En definitiva, cuando exista una clasificación.

Seguridad de la información

Aunque no lo parezca, el hecho de que nuestra información esté bien clasificada aportará un mayor nivel de seguridad por dos motivos:

  • En primer lugar, porque nos ayudará a evitar fugas de información. El riesgo que se corre en una plataforma de colaboración es que información confidencial aparezca en un área pública de nuestra plataforma. Si somos capaces de tener clasificados (y sobre todo de forzar esta clasificación) estos documentos confidenciales, nos será mucho más fácil identificar estos casos y sobre todo prevenirlos.
  • Y, en segundo lugar, considerando como decíamos los usuarios y sus propiedades como parte de la información de la organización, una buena definición del perfil de usuario nos puede servir para conceder permisos en nuestra estructura de sitios en función de la pertenencia a un departamento, a una sede o a un grupo de trabajo del usuario, por ejemplo.

Protección de datos

Uno de los errores más comunes a la hora de definir un plan de backup para nuestra plataforma es otorgar a todo nuestro contenido la misma importancia. Son muchas, demasiadas, las organizaciones que definen un único plan de backup para todo. No todos los documentos tienen la misma criticidad. Restaurar un documento a partir del backup de ayer puede ser aceptable para un grupo de usuarios, pero inaceptable para otro, especialmente si es información que se actualiza continuamente. Una vez más, la manera de crear diferentes planes de backup en función del tipo de información requiere tenerla clasificada.

Migraciones

Por último, la mayor ventaja que podemos tener de cara a una migración a SharePoint, ya sea desde una versión anterior o desde otro sistema de gestión documental, es que la información a migrar esté clasificada, o que al menos, se pueda clasificar. Al contrario de lo que la gran mayoría piensa, un proyecto de migración no conlleva solo mover contenido. Conlleva, además, la reestructuración de dicha información, el archivado de la información obsoleta y la eliminación de contenido redundante, entre otras cosas. Y cada una de ellas sólo es viable si existe un criterio que nos permita definir el contenedor de destino para cada tipo documento en nuestra plataforma final. Y también aquí, esto solo es posible mediante una clasificación de la información.​

CONCLUSIÓN

Estos son solo unos ejemplos de cómo la clasificación de la información puede ser determinante en una Plataforma de Colaboración donde, en principio, no consideramos relevante tener nuestros documentos clasificados de un modo u otro. Por eso, cuando pensemos en clasificar nuestra información, tengamos en cuenta más aspectos que la mera tipología o extensión de un documento.

 

Gonzalo Marcos Ansoain

Technical Solutions Professional en AvePoint

gonzalo.ansoain@avepoint.com

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