Introducción a los Grupos de Office 365 – Trabaja como una red - Parte IV

Escrito por Juan Carlos Gonzalez Martin - 27/08/2015

​La funcionalidad de Grupos de Office 365 facilita el trabajo colaborativo entre personas de una organización dotándoles de funcionalidad de valor añadido como muro conversacional, experiencia de usuario completamente integrada en Outlook Web App (OWA) en Office 365 y capacidades adicionales como calendario de grupo, sitio de SharePoint Online dónde ir dejando los documentos del grupo, etc. Además de la experiencia de usuario disponible en OWA, es posible trabajar con Grupos de Office 365 desde Outlook 2016.

Nota: Los Grupos de Office 365 no están desplegados de forma global de Office 365, sino que actualmente sólo pueden ser habilitados y utilizados en tenants de Office 365 en los que se haya habilitado la configuración "First Release".

Trabajo con Grupos de Office 365 desde Outlook 2016

Una de las características que más se solicitó a Microsoft para los Grupos de Office 365 era la de poder interactuar con los mismos desde el cliente Outlook sin tener que pasar por OWA. Afortunadamente, Microsoft ya tenía en mente su implementación y desde hace varias semanas tenemos la posibilidad en Outlook 2016 (Se espera que también sea posible en Outlook 2013) de trabajar con Grupos siempre y cuando nos descarguemos la versión del cliente disponible en un tenant de Office 365 configurado en modo Firt Release. Para comenzar a trabajar con Grupos de Office 365 desde Outlook 2016:

  • Necesitamos en primer lugar instalar Outlook 2016 desde el portal de Administración de Office 365 y a continuación configurar en el mismo una cuenta de correo electrónico de Exchange Online. Una vez configurada la cuenta, lo primero que nos encontraremos en relación a los Grupos de Office 365 en Outlook 2016 es que para un buzón de Exchange Online en Office 365 se muestra una carpeta "Grupos" que al ser desplegada visualiza todos los Grupos que están disponibles en el tenant y de los que nuestro usuario de Office 365 forma parte.

Imagen 1.- Sección de los Grupos de Office 365 en Outlook 2016. 

  • Si hacemos clic en uno de los Grupos, veremos cómo Outlook nos muestra los mensajes intercambiados en el mismo y además se habilitan una serie de opciones en la Ribbon de Outlook 2016 para poder trabajar con el Grupo seleccionado. También para el Grupo veremos los integrantes del mismo.

Imagen 2.- Experiencia de trabajo con Grupos de Office 365 en Outlook 2016. 

Creación de un Grupo de Office 365 en Outlook 2016

El proceso de creación de un nuevo Grupo de Office 365 desde Outlook 2016 es bastante directo y sencillo:

  • Para crear un nuevo Grupo desde Outlook, simplemente seleccionamos el nodo "Grupos", hacemos clic con el botón derecho del ratón y a continuación pulsamos sobre "Crear Grupo". En la ventana que se abre podremos crear un nuevo Grupo indicando su nombre y si es público o privado.

Imagen 3.- Creación de un Grupo de Office 365 desde Outlook 2016. 

  • A continuación, podremos añadir nuevos miembros al Grupo y también una imagen y descripción para el mismo. En el caso de la imagen, para añadirla es necesario hacer uso de OWA ya que por el momento no es posible añadirla desde Outlook 2016.

Imagen 4.- Añadiendo miembros al Grupo de Office 365. 

  • Una vez concluye el proceso de creación del nuevo grupo, este se muestra bajo Grupos tanto en Outlook 2016 como en OWA.

Imagen 5.- Detalle del Grupo creado desde Outlook 2016. 

  • A partir de aquí, podemos iniciar conversaciones en el Grupo directamente desde el cliente Outlook 2016 sin más que realizar la típica acción de escribir un correo electrónico que en este caso será enviado al buzón de correo generado para el Grupo.

Imagen 6.- Ejemplo de conversación creada en el Grupo. 

Creación de Conversaciones en Grupos de Office 365

En esta sección vamos a ver en detalle cómo crear conversaciones en el seno de un Grupo de Office 365 haciendo uso de Outlook 2016:

  • Para crear una nueva conversación en el Grupo, basta con hacer clic en "Nueva Conversación" en Outlook para que se abra la ventana estándar de creación de correo electrónico para iniciar una conversación en un Grupo.

Imagen 7.- Creación de una nueva conversación en el Grupo haciendo uso de la opción “Conversación nueva” de la cinta de Outlook  

  • Por supuesto, podemos iniciar una conversación en cualquier momento desde Outlook sin más que en el campo "Para" del correo a enviar especificar la dirección del Grupo que tiene la forma <Nombre_Grupo>@<DominioOffice365>.

Imagen 8.- Inicio de una conversación en un Grupo desde la ventana de nuevo mensaje de correo electrónico. 

  • Esta forma de crear conversaciones mediante mensajes de correo electrónico habilita que usuarios ajenos al Grupo puedan enviar mensajes al mismo siempre y cuando hagan uso de la dirección de correo del Grupo que se ha indicado. Previamente, es necesario habilitar esta opción a nivel de Grupo haciendo uso de la opción "Editar grupo" de la cinta.

Imagen 9.- Configuración del Grupo para que usuarios externos puedan enviar mensajes al Grupo. 

  • A partir de esta configuración, ya podremos recibir mensajes en el Grupo procedentes de correos externos al mismo.
  • Además de crear nuevas conversaciones, podemos responder como integrantes de un Grupo a conversaciones existentes o bien indicar que nos Gusta la conversación haciendo uso de la opción "Me gusta" disponible a nivel de conversación.

Imagen 10.- Funcionalidad de “Me gusta” y experiencia de respuesta a una conversación existente. 

  • Por supuesto, tanto las conversaciones con respuestas como el # de veces que se haya hecho "Me gusta" en una conversación se muestran en Outlook 2016. Para el caso de las conversaciones, la experiencia es similar a la de cualquier foro o red social de Internet en la que sobre un tema se pueden ir añadiendo comentarios y opiniones de forma anidada.

Imagen 11.- Experiencia de visualización de respuestas a conversaciones y de “Me gusta”. 

Otras funciones de Grupos de Office 365 disponibles en Outlook 2016

Para finalizar este artículo, vamos a ver otras funciones de Grupos de Office 365 disponibles en el cliente de Outlook 2016:

  • Si queremos recibir una copia de las conversaciones del Grupo en nuestra bandeja de entrada, basta con que a nivel de Grupo hagamos uso de la opción "Suscribirse". De esta forma, nuestro usuario pasará de estar "Unido" al Grupo a estar "Suscrito" al Grupo.

Imagen 10.- Opción “Suscribirse” en un Grupo. 

  • El calendario del Grupo se integra en Outlook como cualquier otro calendario y el acceso al mismo está disponible en las opciones de la cinta de Outlook disponibles para trabajo con Grupos.

Imagen 11.- Acceso al calendario del Grupo desde Outlook 2016. 

  • Finalmente, si hacemos clic en Archivos o Bloc de Notas, se abrirá el navegador con el sitio asociado al Grupo de Office 365 o el Bloc de Notas por defecto del mismo. Tanto en un caso como en el otro, hay que tener en cuenta que la primera vez que se hace clic o en Archivos o en Bloc de Notas se produce el aprovisionamiento de la Colección de Sitios y del Bloc de Notas de OneNote asociado al Grupo.

Imagen 12.- Bloc de Notas asociado al Grupo. 

Conclusiones

En este artículo hemos revisado como todas las características y funcionalidades de Grupos de Office 365 disponibles en OWA están también disponibles en el cliente Outlook 2016 de manera que los usuarios que habitualmente utilizan Outlook puedan participar también en los Grupos sin necesidad de hacerlo a través del explorador web.

 

Juan Carlos González Martín
MVP de Office 365| Cloud & Productivity Advisor en MVP CLUSTER
E-Mail: juancarlos.gonzalez@fiveshareit.es   
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