En esta entrevista, Jeremy Thake, arquitecto jefe en AvePoint y Microsoft SharePoint MVP, da su opinión sobre una de las áreas más importantes para que su implementación de SharePoint sea un éxito - las políticas de governance.
¿Por qué una fuerte política de governance tiene tanta importancia para asegurar el control de SharePoint?
Según el uso de SharePoint se incrementa y se desarrolla en una empresa, es fácil generar grandes cantidades de datos no estructurados que dan como resultado una plataforma voluminosa e ineficiente. Por esta razón, es necesario tener una política de governance para controlar el crecimiento de los datos de una manera que sea fácil de manejar para los equipos de IT.
Uno de los mayores retos dentro de SharePoint es la responsabilidad. Mientras que una persona puede ser responsable de la creación de un sitio de SharePoint hoy, si cambian de puesto de trabajo, existe el riesgo de que el sitio se quede sin nadie asignado para hacerse cargo de la responsabilidad y de su mantenimiento. Esto puede traer como consecuencia que los sitios pierdan rápidamente su utilidad, obligando a los usuarios a encontrar otras formas de compartir información.
Por lo tanto, una parte esencial dentro de las políticas de Governance en SharePoint es la de asignar responsabilidades y asegurar que esta tarea se mantiene. Esto es algo que puede ser difícil de controlar utilizando las funcionalidades nativas de SharePoint, lo que hace que sean atractivas las herramientas de terceros destinadas al Governance.
¿Cómo debería una empresa elaborar una política de Governance de SharePoint? ¿En qué medida se debe alinear con la estrategia general de la empresa?
Cada política de governance en la organización debe alinearse con la estrategia de negocio. Un plan de SharePoint Governance, al igual que un plan para cualquier otro software, debe coincidir con los objetivos del negocio. Por lo tanto, una ayuda seria tener un representante corporativo o ejecutivo que pueda apoyar y ayudar a implementar el plan. Nadie va a prestar atención a la hora de hacer cumplir las reglas y regulaciones si se aplican desde abajo hacia arriba. La manera más eficaz es hacer que el consejo de administración y el departamento de TI implementan esas reglas desde arriba hacia abajo.
¿Cuáles serían los primeros pasos más importantes a la hora de introducir una estrategia de governance?
A la hora de elaborar una política, hágalo teniendo en cuenta que el plan definirá la relación entre el equipo de negocio que quiere soluciones y el equipo de TI que tiene que superar retos. Establecer expectativas y límites en el plan de governance por lo tanto puede ayudarle a gestionar la relación entre ambos.
Cuando se introduzca una estrategia de governance, es importante definir cuánto tiempo se necesitará para construir la introducción - no solo la creación, sino cómo el plan se comunicará y cómo la empresa va a hacer cumplir las políticas incluidas en el plan. Al establecer las expectativas para lo que ambos equipos pueden y no pueden hacer, los problemas se podrán tratar más rápida y fácilmente cuando aparezcan.
¿Cuál es uno de los puntos problemáticos más frecuentes al que se enfrentan las organizaciones al implementar o mantener una implementación de SharePoint, y cómo puede ayudar una política de governance?
Muchas empresas se enfrentan a retos que hacen referencia al backup y recovery de SharePoint. Mientras que SharePoint tiene integradas las capacidades de protección de datos, las empresas pocas veces pasan por un escenario de disaster recovery para comprobar que se puede volver a la normalidad dentro de un plazo determinado, en caso de una interrupción.
El propósito de un plan de governance en este caso sería definir cuánto tiempo sería necesario para la recuperación utilizando la capacidad del hardware y software actual. Si la empresa piensa que tardará demasiado tiempo, entonces una discusión puede tener lugar para resolver lo que necesita para acelerar la recuperación. Luego, cuando lo inesperado ocurre, el departamento de TI conoce el proceso para evitar la interrupción y puede fijar un plazo para restaurar la funcionalidad con la confianza de que la empresa va a apoyarlos.
¿Con qué frecuencia debe una empresa revisar su estrategia de Governance?
Muchas organizaciones dicen que van a revisar su política cada trimestre, pero en realidad es un periodo demasiado corto de tiempo para saber lo que hay que cambiar. En cambio, las empresas suelen revisar su política una vez o dos veces al año.
Sin embargo, la clave para medir el éxito de una política es establecer métricas por adelantado sobre las que la empresa pueda realizar un seguimiento. Sin esto, no hay suficientes evidencias como para apoyar ninguna conclusión. Dicho esto, la medición de métricas dentro de SharePoint puede ser difícil. Es por eso, que la mayoría de las empresas adquieren soluciones de terceros para ayudar en este proceso.
¿Qué funcionalidades deben buscar los clientes a la hora de implementar una solución de governance para Microsoft SharePoint?
Al comprar una solución de terceros, se hace necesario que los empleados puedan usarla intuitivamente sin necesidad de formación. Por ejemplo, con nuestra plataforma DocAve, hemos construido nuestro catálogo de servicios para que los usuarios finales puedan ver aquellas áreas que necesitan para realizar una función específica.
Si una política de gobierno establece que alguien que trabaja en ventas puede crear un sitio para un cliente, pero necesita la aprobación de dos supervisores para hacerlo, los empleados que trabajan en Recursos Humanos no tendrán por qué ver dicha petición. Hemos creado interfaces dinámicas que se basan en el perfil de la persona lo que hace que cumplimentar los formularios de solicitud sea muy simple porque solo muestra los campos que se necesitan completar.
¿Cómo puede una política de governance ayudar a las compañías tratar con las futuras tendencias del sector?
Espero que las futuras versiones de SharePoint tengan diferentes estados en los que las personas puedan trabajar. Tendremos el habitual estado en la oficina; el estado en remoto en el que trabajaremos cuando tengamos una hora disponible desde un aeropuerto o desde cualquier otra localización; y un estado de trayecto, en el que sólo tendremos unos minutos para realizar una tarea mientras estamos de paso. La colaboración entre estos tres estados requerirá diferentes formas de trabajar con SharePoint. En ese sentido, una política de governance puede ayudar a definir los procedimientos para estas diferentes áreas, tales como la aplicación de los dispositivos móviles con estrictas medidas de seguridad, ayudando al departamento de IT a entender el lugar de trabajo como algo fragmentado y móvil.
Si desea obtener más información sobre cómo implementar un plan de governance, puede registrarse en nuestro próximo webcast presentado por AvePoint y Encamina. El webcast incluye:
Las mejores prácticas a la hora planificar y escribir sus políticas organizacionales de governanza
Una demo que presentará cómo se puede utilizar la plataforma de DocAve de AvePoint para soportar las políticas de gestión destinadas al contenido y la disponibilidad del mismo, y a la vez, cumpliendo con el acceso de políticas de gestión del ciclo de vida de contenido.
Si desea saber más sobre el próximo webcast, por favor póngase en contacto con ventas@avepoint.com
Jeremy Thake
MVP SharePoint
@jthake
