Nuevos Retos en la Gestión de Entornos Híbridos para SharePoint 2016

La llegada de la nueva versión de SharePoint no ha hecho más que confirmar la "apuesta" de Microsoft por la nube. Y digo "apuesta", porque a día de hoy la estrategia de futuro en nuestra Plataforma de Colaboración ya no es responder a la pregunta de si vamos a ir a la nube o no, sino que ahora se trata de decidir cuándo.

La tendencia ha cambiado. Como bien comentaba Alberto Díaz en un artículo anterior de CompartiMOSS, SharePoint 2016 será la primera versión definida desde la nube. Por eso, como parte de las novedades que encontraremos en SharePoint 2016, veremos que se ha hecho un esfuerzo por facilitar la adopción de entornos híbridos.

¿A qué llamamos entorno híbrido? Sencillamente, un entorno híbrido es aquel entorno donde una parte del contenido reside en SharePoint On Premises y la otra en SharePoint Online.

En algunos casos, un entorno híbrido es una solución de migración progresiva a la nube, sin un cambio brusco para el usuario final y la organización, donde, con un plan a medio-largo plazo todo el contenido empresarial acabará en la nube.

En otros casos es una solución obligada. Existen organizaciones en las que, bien sea por la legislación oficial del país donde residen, como leyes de protección de datos o seguridad nacional, o bien sea por normativa interna, como sucede en algún sector como la banca, su política les obliga a tener parte de su contenido siempre On Premises, mientras que el resto lo van trasladando a la nube.

Sea cual sea nuestro caso, lo cierto es que la solución de entorno híbrido resulta bastante atractiva, dada su capacidad de aunar lo mejor de ambos mundos al mismo escenario de trabajo.

Sin embargo, todo tiene un precio, y junto a todo lo bueno de ambos mundos es posible que nos encontremos con más problemas que un entorno puro On Premises u Online. Aquí os expongo algunos de los principales retos que nos vamos a encontrar a la hora de gestionar un entorno híbrido.

Retos

Gestión de la Información y Adopción de Usuario

Un entorno híbrido va a suponer que la información resida en dos entornos distintos y, por consiguiente, nuestra arquitectura de información tendrá que adaptarse y definir muy bien el ámbito de cada espacio de trabajo. Debemos tener claro determinados aspectos:

·       Qué tipo de información debe ser de publicación y/o de colaboración. ·       Cuál es el contenedor de información más apropiado para ese tipo de información: una colección de sitios, un subsitio, una lista o listas, etc. ·       Cuál es, según el tipo de información (pública/privada, interna/externa, corporativa/web…) su entorno más adecuado, On Premises u Online.

Teniendo claros estos tres conceptos y alineándolos a nuestra filosofía de colaboración, es decir, a la manera natural que nuestros usuarios finales entienden cada tipo de información, conseguiremos que el usuario final intuya "donde va cada cosa" en lugar de "seguir las normas". Tened siempre presente que la adopción de usuario quizás no sea el área de gestión más importante, pero sí a la que más mimo hay que ponerle, porque, en definitiva, este tipo de escenario sólo va a funcionar si el usuario final se siente cómodo. En caso contrario, nuestro usuario final acabará trabajando sólo On Premises o solo en Office 365.

Gestión de Infraestructura

Hay numerosos aspectos a tener en cuenta en esta área. Aunque siempre la dejamos para el final de proyecto, me gustaría empezar por citar nuestra política de backup. Incluir nuestra parte de contenido Online en el plan de backup existente no va a ser tarea fácil, fundamentalmente porque, en general, las herramientas de backup de las que disponemos en nuestro plan funcionan solo On Premises. El reto al que nos enfrentamos en este caso será seguir garantizando el nivel de protección de datos del que disponemos en On Premises para la parte Online, con su RTO, su RPO, su granularidad y todos los factores tenidos en cuenta cuando definimos nuestro plan de backup original.

Ciclo de Vida del Contenido

Por ciclo de vida entendemos todos los estados por los que pasa cualquier contenido de nuestra organización desde que se crea, comparte y colabora con él, pasando por su publicación, para finalmente archivarlo o eliminarlo. Si hablamos de entorno híbridos, en mi opinión, el reto no sé plantea en la definición de estos estados o del proceso de cambio de un estado a otro, pues éstos deberían ser independientes de la versión de SharePoint que albergue nuestro contenido. Sin duda, en este caso el reto representa un carácter más tecnológico, y sería cómo desarrollar, implementar y automatizar procesos como la publicación, archivado, control de registros o borrado, entre otros. Si este reto ya se nos planteaba en On Premises, ahora el reto es mayor en entornos híbridos.

Seguridad de la Información

Cuando hablamos de ir a la nube o a un entorno híbrido, la gestión de la seguridad suele ser vista más como un inconveniente que como un reto. Sin embargo, el hecho de llevar contenido a la nube no hace que nuestra plataforma sea más vulnerable (de hecho, un entorno Online puede ser más seguro que uno On Premises), sino que aumenta la accesibilidad, así como el grado de exposición de nuestra información. Por lo tanto, nuestro reto en esta área será aumentar nuestros mecanismos de control, gestión y auditoría ya existentes, de modo que, si no contábamos con ellos en nuestro SharePoint On Premises, ahora es un requisito imprescindible.

Conclusión

En resumen, con la llegada de SharePoint 2016 y el avance imparable de Office 365, parece que la solución de un entorno híbrido irá ganando adeptos, sobre todo como vía intermedia para un salto definitivo a la nube. Lo que queda claro, y espero haber conseguido con estas líneas, es que la inclusión de SharePoint Online en nuestra plataforma de colaboración no va a suponer únicamente una tarea de configuración de entornos. El reto es mayor, pero atractivo.

Gonzalo Marcos

TSP en AvePoint

Gonzalo.Ansoain@avepoint.com​