Una pregunta muy recurrente que he recibido en repetidas ocasiones es la relativa a que opciones proporciona de serie SharePoint Online (SPO) para hacer frente a "desastres" en lo que a perdida de información se refiere. Como os podéis imaginar, en realidad la cuestión de fondo es si Microsoft proporciona algún tipo de mecanismo de Copias de Seguridad y Restauración en SPO. La respuesta a esa pregunta es que "No de forma directa", aunque de forma indirecta si tenemos una serie de herramientas que nos permiten poder recuperar información almacenada en sitios de SPO y en OneDrive For Business (ODFB) en caso de desastre. En este artículo vamos a hacer un repaso a las distintas opciones disponibles.
¿Por qué Microsoft no proporciona características nativas de copia de seguridad y restauración?
La pregunta del millón como se suele decir y para la que Microsoft siempre da la misma respuesta: Office 365 y SPO son unos servicios tan fiables, que no es necesario disponer de una característica nativa de copia de seguridad y restauración a disposición de los clientes. Microsoft proporciona una disponibilidad garantizada del servicio de SPO como parte de Office 365 en base al SLA de Microsoft con sus clientes de Office 365: Microsoft se compromete a garantizar un 99,9 % de disponibilidad en los servicios provistos en la plataforma Office 365 tal y como se refleja en el siguiente enlace: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/service-level-agreement
Versionado de documentos
Por defecto, toda Biblioteca de Documentos en SPO y ODFB tienen habilitado el versionado por lo que si se ha producido un problema / error en una versión de un documento podemos recuperar alguna de sus versiones anteriores. Esta recuperación es posible mediante las siguientes técnicas:
Papelera de Reciclaje
Todo Sitio de SPO y espacio de ODFB cuenta con una papelera de reciclaje de 2 niveles:
Al igual que en el caso de las versiones de un documento, por medio de las APIs de SPO se puede acceder al contenido de la papelera de reciclaje y realizar su restauración. Un ejemplo sobre cómo acceder a la papelera de reciclaje de un sitio de SPO mediante CSOM se puede encontrar en este enlace.
Restaurar ODFB / Bibliotecas de Documentos
A nivel de Biblioteca de Documentos y de ODFB también tenemos la posibilidad de realizar un Restore completo o parcial de su contenido a través de la funcionalidad de Restaurar esta Biblioteca / Restaurar Mi OneDrive. En ambos casos, se puede restaurar el estado de la Biblioteca /Espacio de ODFB de forma completa o bien de ciertos documentos en una fecha anterior a la actual siempre y cuando no excedamos una ventana de 30 días. La característica de "Restaurar esta biblioteca" aparece como una opción más en el menú de configuración:
Copias de seguridad y restauración realizadas por Microsoft
Microsoft realiza de manera diaria 2 copias de seguridad de los sitios de SPO y espacios de ODFB de un tenant. Cada copia de seguridad realizada es mantenida por Microsoft un máximo de 14 días y es posible solicitar una restauración a nivel de Colección de Sitios a través de tickets de soporte. Como se puede deducir, Microsoft no proporciona Copias de seguridad y Restauración con una mayor granularidad.
Herramientas de Backup
Como sección final de este artículo, además de las opciones por defecto para poder recuperarnos frente a pérdidas de información en SPO y ODFB, existen soluciones de terceros que permiten realizar copias de seguridad y restauraciones haciendo uso de las APIs de SPO. Esto implica que estas herramientas no van a proporcionar nunca la flexibilidad a la hora de hacer copias de seguridad que tradicionalmente se ha podido realizar OnPremises y que la velocidad y rendimiento para realizar dichas operaciones dependen de las posibilidades de las APIs.
Conclusión
Microsoft no proporciona de forma nativa herramientas / funcionalidades para que los administradores de Office 365 y/o del servicio de SPO puedan realizar de forma sencilla copias de seguridad / restauraciones. Aunque no existan esas herramientas, si existen distintos mecanismos para facilitar la recuperación de información en caso de desastre.
Juan Carlos González Martín
Office 365 SME | Office Apps & Services MVP
@jcgm1978