En Ignite 2020 Microsoft introdujo lo que denominó una nueva aplicación de 1ª clase en Microsoft 365: Microsoft Lists. Sin embargo, los que conocemos y trabajamos con SharePoint desde hace años sabemos que las listas de Microsoft Lists vienen a ser listas de SharePoint con super-poderes. En este artículo y siguientes iré desgranando el potencial de Microsoft Lists que refleja la apuesta clara de Microsoft y del equipo de SharePoint por modernizar las listas tradicionales de SharePoint para facilitar construir rápidamente aplicaciones de negocio sencillas sin apenas desarrollo.
Acceso a Microsoft Lists
Microsoft Lists está disponible como una App de Microsoft 365 que podemos acceder desde el lanzador de aplicaciones de Microsoft 365 o bien desde la página donde tenemos ubicadas todas las Apps que como usuarios de la plataforma tenemos disponibles.
Cualquiera de las dos opciones nos lleva a la App de Listas que viene a ser una página hospedada en el OneDrive For Business (ODFB) del usuario como se podrá comprobar tras una inspección rápida de la URL que se abre. Desde la App o Home de Microsoft Lists el usuario:
Las listas de Microsoft Lists pueden ser de dos tipos:
- Listas personales que se crean en el ODFB del usuario.
- Listas compartidas que se crean en sitios de SharePoint Online (SPO) a los que el usuario y otros usuarios tienen acceso.
Para una lista ya existente, el usuario puede realizar las siguientes acciones a través de los "...":
Personalizar, lo que le permite cambiar el icono y color que se utiliza para identificar la lista.
Compartir, lo que le permite dar acceso directo a la lista a otros usuarios. Esta opción es especialmente interesante cuando queremos dar acceso a nuestras listas personales a otros usuarios.
Eliminar de listas reciente, para eliminar la lista del listado de listas recientes que se muestra.
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Por ejemplo, la opción de personalizar muestra una ventana que permite cambiar el icono y color de la lista tal y como se ha indicado.
Creando listas en Microsoft Lists
Para crear una lista de Microsoft Lists tenemos tres posibilidades:
Crear la lista desde la App de Microsoft Lists disponible en el ODFB del usuario.
Crear la lista en un sitio de SharePoint concreto.
Crear una lista desde la App de Microsoft Lists disponible para Microsoft Teams.
En esta sección vamos a revisar la primera posibilidad de creación de una lista:
En mi caso voy a crear la lista como una lista personal. Para crear la lista, simplemente hacemos click en "Create".
Integración de Microsoft Lists en Sitios de SPO y en Microsoft Teams
Microsoft Lists no solo está presente en Microsoft 365 a través de la App de Microsoft Lists, sino también en Sitios de SPO y en Microsoft Teams. En el caso de Sitios de SPO, la integración está disponible de serie de acuerdo con dos posibilidades:
Botón "New" disponible en la página principal de un sitio.
Botón "New" disponible en la página de contenidos de un sitio.
Cualquiera de las dos opciones muestra el diálogo de creación de listas que ya conocemos de la App de Microsoft Lists. La diferencia en este caso es que la lista se va a crear en el sitio actual.
En el caso de Microsoft Teams, la integración con Microsoft Lists está disponible como una pestaña que nos permite agregar listas en canales de Teams:
Conclusiones
Microsoft Lists representa la evolución de las listas tradicionales de SharePoint a un concepto de lista moderno que facilita la creación rápida de aplicaciones sin código para los usuarios a nivel personal (en su ODFB) o bien de equipos de trabajo (en sitios de SPO). Microsoft proporciona una serie de plantillas de lista por defecto, aunque se pueden crear listas desde cero, a partir de hojas Excel o bien desde listas existentes. Finalmente, las listas de Microsoft Lists se integran tanto en Sitios de SPO como en Teams de Microsoft Teams.
Juan Carlos González
Office Apps & Services MVP
Microsoft 365 SME & Delivery Manager en RICOH España
@jcgm1978