De Office 365 a Employee Experience Platform, pasando por MyAnalytics y Workplace Analytics

Escrito por  Alberto Diaz Martin

Los puestos de trabajo han cambiado y las empresas no tienen nada claro si, cuando controlemos la pandemia, volveremos al modelo "antes del Covid" ¿No es el teletrabajo una ventaja para la conciliación familiar?

Lo que sí sabemos es que la tecnología que gira alrededor del puesto de trabajo ha sido acelerada en estos primeros meses "post Covid". Podemos ver cómo los esfuerzos de empresas como Microsoft, Google, Zoom, se han centrado en dar soporte a los sistemas cloud que permiten el uso de su tecnología y en mejorar sus sistemas a pasos agigantados. Es posible que, por ejemplo, Microsoft no tuviera en sus planes liberar este año todas las nuevas capacidades de su plataforma Microsoft Teams, pero lo ha hecho, al igual que sus competidores.

¿Y ahora qué? La adopción forzada ha sido prácticamente un éxito en todas las empresas que pueden teletrabajar. Vemos como los sistemas adquieren muchas nuevas funcionalidades, pero ¿nos ayudan a teletrabajar? ¿está siendo rentable para las empresas y/o para los trabajadores?

Creo que las empresas han sido capaces de adaptarse y el teletrabajo funciona, sin embargo, llegan muchos mensajes de los trabajadores de sobresaturación y exceso de horas y, por consiguiente, trabajo. No es que el trabajo haya aumentado, es que la intensidad con la que lo ejecutamos es muy superior a la intensidad o dedicación que le poníamos en la oficina. Y es aquí donde vamos a ver innovación en el 2021.

Los sistemas de teletrabajo, como Microsoft Teams, van a empezar a analizar nuestro comportamiento, nuestro día a día, para ayudarnos a ser mejores y no morir en el intento. Ahora que ya hemos adoptado la tecnología, es la tecnología la que nos tiene que ayudar a organizarnos mejor, a aprovechar más el tiempo, a tener las pausas adecuadas y las distracciones necesarias para que no lleguemos a la fatiga mental y física en la que nos encontramos hoy.

El "Internet of Behaviors", tecnología estratégica del 2021 por Gartner, trata de analizar el comportamiento de las personas en base a las señales digitales que tenemos sobre ellas, y las empresas no son ajenas a estas señales, necesitan de sistemas que les permitan aprovechar las señales y analizarlas para conseguir una mejor experiencia de sus empleados, en el uso de la tecnología o en su trabajo digital, lo que se conoce como "Employee Experience Platform" o EXP.

Microsoft lleva años trabajo en estos conceptos como podemos ver en MyAnalytics y Workplace Analytics, dos servicios de Office 365 que analizan el uso de las herramientas para mejorar la experiencia de los empleados.

MyAnalytics es un servicio personal que nos ayuda a explorar nuestros patrones de trabajo para mejorar nuestra forma de trabajar, algoritmos de inteligencia artificial que nos ayudan a mejorar nuestra concentración, bienestar, red y colaboración.

**Imagen 1. Dashboard de MyAnalytics-**

Por el contrario, Workplace Analytics es un servicio organizativo que aporta conclusiones y experiencias sobre productividad y bienestar con el objetivo de ayudar a los empleados y a la empresa a mejorar su día a día.

**Imagen 2.- Dashboard Workplace Analytics-**

Workplace Analytics analiza de forma anónima el uso de que hacemos de la tecnología de Microsoft para ayudarnos a mejorar e innovar en nuestros procesos diarios, por ejemplo:

Transformar la cultura de reuniones. Las reuniones son esenciales para la colaboración, sin embargo, las reuniones innecesarias y las malas prácticas pueden perjudicar la participación y limitar la productividad

**Imagen 3.- Transform meeting culture dashboard.**

Mejorar la resiliencia de la organización. La resiliencia depende de tener la información, los sistemas y las herramientas adecuadas para responder a cambios repentinos, recuperarse de interrupciones y re-imaginar el futuro de su organización.

**Imagen 4.- Enhance organizational resiliency dashboard.**

Aumentar la participación de los empleados. Los empleados con alta satisfacción laboral y un fuerte sentido de pertenencia son más propensos a producir trabajo de alta calidad, identificar oportunidades de negocio y permanecer en la organización.

**Imagen 5.- Boost employee engagement dashboard.**

Mejorar la agilidad. Las empresas que redefinen las industrias y lideran los mercados son menos burocráticas y pueden adaptarse ágilmente a los rápidos cambios en la tecnología y las necesidades de los clientes.

**Imagen 6.- Improve agility dashboard.**

Fomentar la innovación. Los empleados que comparten información, priorizan el aprendizaje y protegen su tiempo para el pensamiento profundo, generan las nuevas ideas necesarias para el éxito en mercados en rápida evolución.

**Imagen 7.- Foster innovation dashboard.**

Desarrollar gerentes eficaces. Los gerentes tienen un gran impacto en la participación, el desarrollo y el rendimiento de los empleados, y son fundamentales para impulsar el cambio organizativo.

**Imagen 8.- Develop effective managers dashboard.**

Mejorar la eficacia operativa. Los pequeños cambios en las prácticas de colaboración pueden tener efectos transformadores en la productividad de la organización a escala.

**Imagen 9.- Enhance operation effectiveness dashboard.**

Acelerar el cambio. La lenta adopción de nuevas tecnologías perjudica los esfuerzos para atraer y retener a los mejores talentos, mejorar la productividad y pueden conducir a un fracaso del mercado.

**Imagen 10.- Accelerate change dashboard.**

Aumentar el enfoque del cliente. Las empresas que priorizan las relaciones con los clientes y la satisfacción obtienen ingresos más rápido que los competidores.

**Imagen 11.- Increase customer focus dashboard-**

Respondiendo a la evolución del mercado y usando el IoB es como aparece Microsoft Viva, la EXP de Microsoft que, actualmente, se centra en las siguientes perspectivas:

Connections un servicio para mejorar las conexiones entre los empleados fomentando la participación y ayudando a la comunicación interna.

**Imagen 12.- Ejemplo de mensajes corporativos de Viva Connection.**

Insights para ayudar a las personas a fomentar su bienestar y ayudarles a obtener su mejor versión, usando los datos de MyAnalytics y de Workplace Analytics.

**Imagen 13.- Vista personal de Viva Insights en Microsoft Teams**.

**Imagen 14.- Vista organizativa de Viva Insights en Microsoft Teams-**

Learning con el objetivo de ayudarnos por medio de inteligencia artificial a que la formación sea una parte esencial y natural de la organización.

**Imagen 15.- Viva Learning en Microsoft Teams.**

Topics es un servicio de inteligencia artificial que convierte los datos de Office 365 en conocimiento y experiencia para mejorar el consumo y la búsqueda del contenido, basado en Project Cortex.

**Imagen 16.- Topic Center.**

Con estas cuatro perspectivas, Microsoft Viva es el inicio de una nueva plataforma que como objetivo principal tiene la mejora de la experiencia de las personas que trabajan en una organización y que sean capaces de ofrecer su mejor versión, gracias a los datos y a la inteligencia artificial aplicada a los datos.

Alberto Diaz Martin
Microsoft Regional Director | Microsoft Azure MVP | Office Apps & Services MVP
adiazcan@hotmail.com
@adiazcan
http://blogs.encamina.com/por-una-nube-sostenible/