Mensajes proactivos en Copilot Studio y Power Automate
Una vez más, te traigo una buena manera de aprovechar las capacidades de automatización y mensajería proactiva a través de Copilot Studio y Power Automate. En este artículo, vamos a integrar un agente en Copilot Studio con los mensajes proactivos enviados desde Power Automate, y cómo configurarlo para responder a cambios en elementos de una lista de SharePoint.
¿Cómo empezamos?
Por una parte, necesitamos un agente de Copilot Studio creado, y publicado a través del canal de comunicación de Microsoft Teams.
Segundo, necesitamos un sitio de SharePoint Online, en mi caso, este sitio contiene una biblioteca de documentos en la que mes a mes se subirán ficheros .pdf (nominas). Cada vez que se añada una nueva nomina, queremos avisar al usuario de este hecho a través de un agente de Copilot Studio con un mensaje proactivo.
Y por último, necesitamos un flujo de Power Automate que será el que se encargue de desencadenar el envío de mensajes proactivos a diferentes usuarios, cada vez que se añada un documento nuevo en la biblioteca de SharePoint.
**Creación del agente en Copilot Studio **
En Copilot Studio, seleccionamos "Nuevo Agente" y proporcionamos la información básica, como el nombre del agente y una breve descripción de su propósito. Este agente será responsable de enviar los mensajes de cambios en la lista de SharePoint a los usuarios correspondientes. Dentro de los detalles del agente ya creado, vamos a encontrar la pestaña "Canales" donde podremos publicar el agente en diferentes canales. En mi caso voy a seleccionar MS Teams.
Una vez configurado el canal de comunicación en Teams, publicamos el agente con el botón de "Publicar" presente en la barra superior de la pantalla de configuración en Copilot Studio.
¿Cómo configuramos el flujo de Power Automate?
Dentro de Power Automate necesitamos crear un nuevo flujo automatizado con un desencadenador basado en acciones de SharePoint, en mi caso, cuando un nuevo fichero se crea o edita dentro de una biblioteca (llamada "Nóminas" dentro del sitio de SharePoint de RRHH).
Posteriormente añadimos la lógica necesaria dentro del flujo para extraer datos necesarios, así como el usuario al que tenemos que enviar el mensaje proactivo o cualquier lógica de negocio intermedia que se necesite antes del envío final del mensaje.
Como paso final dentro del flujo debemos añadir una nueva acción basada en MS Teams, llamada ''Enviar un mensaje de Teams'' donde será necesario configurar el agente a través del cual queremos enviar el mensaje.
Tenemos diferentes opciones de envío en MS Teams, mensajes en chats individuales o en un canal al igual que podemos enviar Adaptive Cards con formato más atractivo y dinámico, incluso podemos enviar una Adaptive Card a un usuario y esperar por su respuesta.
Por simplificar la prueba estoy recogiendo un campo de SharePoint que almacena el nombre del usuario al que se le debe enviar este mensaje proactivo. De la misma manera podríamos enviar este mismo mensaje a varios usuarios a la vez. Podemos también marcar este mensaje proactivo como una notificación más en la campanita de MS Teams, a través de la configuración disponible en el paso anterior descrito.
Consideraciones
Se debe preinstalar el agente a todos los usuarios que van a recibir estos mensajes proactivos ya que el canal de comunicación en MS Teams con el usuario debe estar abierto antes de enviar los mensajes.
Todos los mensajes proactivos enviados a través de Power Automate están directamente relacionados con los límites de la herramienta y throttling de MS Teams por lo tanto debemos usarlo controlando previamente en estos aspectos.
¿Estás pensando ya en posibles casos de uso?
Cristian Dragos Fedotov
Microsoft 365 Solutions Architect
cristianfedotov@gmail.com
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